Inspirans Oy (”Inspirans”) on tutkimusyritys, joka on erikoistunut laadulliseen tutkimukseen.
Hyvän tutkimustavan mukaisesti Inspiransin toiminnan kulmakiviä ovat luotettavuus ja läpinäkyvyys. Inspirans noudattaa kaikessa toiminnassa alan kansainvälisen kattojärjestön ESOMARin ja ICC:n vahvistamia sääntöjä sekä ISO 20252 -laatustandardia.
Inspirans on sitoutunut käsittelemään toiminnassaan kohtaamiensa ihmisten henkilötietoja ensiluokkaista tietosuojakäytäntöä noudattaen. Tästä selosteesta saat kattavan kuvan Inspiransin henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista. Lisätietoja varten voit aina olla suoraan yhteydessä tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöön.
Inspirans käsittelee henkilötietoja ainoastaan ennalta määrättyjä käyttötarkoituksia varten.
Käyttötarkoitukset vaihtelevat verkkosivuston kävijöistä tallennettavista analytiikkatiedoista asiakkailta kerättäviin laskutustietoihin ja markkinatutkimuksiin osallistuvien henkilöiden antamiin tietoihin. Kaikkeen käyttöön on kuitenkin aina selkeä ja läpinäkyvä peruste.
Inspiransin keräämät tiedot jaetaan käyttötarkoitusten mukaisesti viiteen eri ryhmään;
Tietoja voidaan lisäksi kerätä Inspiransin palveluiden kehittämiseen ja siihen liittyvään tutkimustoimintaan. Tietoja ei ikinä käytetä muuhun kuin tiettyyn määrättyyn tarkoitukseen. Esimerkiksi Osallistujatietoja ei ikinä käytetä markkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyistä kerätään ainoastaan sellaista tietoa mikä on jokaista erillistä käyttötarkoitusta varten tarpeen. Tähän osioon on listattu tarkempaa tietoa kutakin käyttötarkoitusta varten mahdollisesti kerättävistä henkilötiedoista.
Inspirans suorittaa heiltä tilatut tutkimukset noudattaen ESOMARin sääntöjä ja kansainvälisesti tunnustettuja alan standardeja. Tutkimusten yhteydessä tutkimukseen osallistuvilta voidaan kerätä seuraavia henkilötiedoiksi katsottavia tietoja:
Alan standardien mukaisesti tutkimusten lähtökohtana on anonyymius. Kerätyn Osallistujatiedon pohjalta asiakkaille tehtävät raportit toimitetaan Asiakkaalle täysin anonyymisti siten, että yksittäistä henkilöä ei voida niistä tunnistaa. Inspirans ei tallenna, säilytä, yhdistä tai muulla tavoin käsittele yksittäisen tutkimukseen osallistuvan henkilön vastauksia tai muita henkilötietoja siten, että ne voitaisiin johtaa takaisin yksittäiseen henkilöön.
Tutkimuksen toimittamisen yhteydessä voidaan kuitenkin tutkimusmetodista riippuen kerätä myös sellaista materiaalia, joista tutkimukseen osallistuva henkilö on mahdollista tunnistaa. Tämänkaltaista Osallistujatietoa voi syntyä tutkimuksissa, joissa tutkimustilanne äänitetään tai tallennetaan videolle. Ääntä tai videokuvaa sisältävää materiaalia analysoidaan tutkimuksen tavoitteen mukaisesti ja sitä voidaan antaa myös asiakasyrityksen nähtäväksi. Ääntä tai videokuvaa sisältävää materiaalia ei koskaan kerätä ilman tutkimukseen osallistuvan henkilön nimenomaista lupaa ja niitä käsitellään ainoastaan anonyymin tutkimuksen toteuttamiseksi.
Tutkimuksissa käytettävän tiedon lisäksi Inspirans saattaa kerätä tutkimuksiin osallistuvilta henkilöiltä henkilötietoja palkkioiden maksamista varten. Tutkimukseen osallistuvista voidaan palkkiota varten kerätä seuraavia tietoja:
Inspirans kerää asiakkailta ainoastaan tilatun palvelun toimittamisen ja asiakassuhteen ylläpitämisen osalta välttämättömiä Asiakastietoja. Asiakastiedot voivat sisältää seuraavia tietoja:
Inspirans saattaa kerätä henkilötietoja myös markkinointitarkoituksia varten. Markkinointitarkoitusta varten kerätään ainoastaan välttämättömimmät tiedot. Markkinoinnissa käytettävät tiedot kootaan erilliseen markkinointirekisteriin, joka voi sisältää rekisteröidystä seuraavia tietoja:
Inspirans käyttää toimintansa yhteydessä sähköisiä työkaluja, jotka saattavat kerätä käyttäjistä erilaisia pääosin sähköisissä kanavissa tapahtuvaan käyttäytymiseen liittyviä tietoja. Inspirans on sitoutunut käyttämään ainoastaan sellaisia Käyttäjätietoja tallentavia työkaluja, joita tarjoavat palveluntarjoajat ovat sitoutuneet Euroopan unionin alueella voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön.
Esimerkiksi kotisivujensa analytiikassa Inspirans hyödyntää Google Analytics -työkalua, joka kerää anonyymia tietoa sivuston kävijöistä ja kävijöiden käyttäytymisestä sivustolla. Google Analytics hyödyntää toiminnassaan evästeitä, joiden toimintaperiaatteista ja keräämistä tiedoista on koottu lisätietoa seuraavaan osioon. Google Analytics -työkalusta löytyy lisätietoa tästä: https://analytics.google.com/analytics/web/.
Sähköisessä viestinnässään Inspirans käyttää MailChimp-sähköpostipalvelua, joka voi kerätä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
MailChimp palvelusta löytyy lisätietoa seuraavasta linkistä: https://mailchimp.com/.
Eväste on pieni tekstitiedosto, joita verkkosivustot hyödyntävät käyttäjän tunnistamiseksi ja uudelleentunnistamiseksi. Evästeet tallentuvat käyttäjän omalle laitteelle ja niiden käyttö sallitaan tai kielletään oman tietokoneen tai muun päätelaitteen selaimen asetuksista.
Evästeiden avulla voidaan kerätä mm. seuraavia tietoja:
Evästeiden avulla Inspiransin verkkosivuillaan käyttämät työkalut voivat tunnistaa selaimen ja käyttää näin saatua tietoa esimerkiksi sivustolla vierailevien kävijöiden laskemiseen sekä sivuston tilastolliseen seurantaan. Pääasiallisena tavoitteena evästeiden käytössä on saada analysoitavaa tietoa sivuston liikenteen määrästä ja sivun käyttäjien käyttäytymisestä sivustolla. Analytiikkaa hyödynnetään aktiivisesti sivustojen kehitystyössä.
Inspirans kerää työntekijöistään ja työnhakijoista lakisääteisiä tietoja suoriutuakseen lakisääteisistä työnantajia koskevista velvoitteistaan. Näitä käytetään ainoastaan henkilöstöhallintoa ja palkanmaksua koskevien asioiden hoitamiseen. Kerättävät henkilötiedot voivat sisältää mm. seuraavia tietoja:
Tietojen säilytys riippuu siitä mitä käyttötarkoitusta varten tietoja on kerätty. Osaan tiedoista kohdistuu myös lakisääteisiä velvollisuuksia, jolloin tietojen säilytysajat määräytyvät suoraan kulloinkin voimassa olevan lain perusteella.
Inspirans Oy on sitoutunut säilyttämään tutkimukseen liittyvät primääriaineistot (ääni- ja / kuvatallenteet, yms. ainestot) 12 kuukautta ja muut tutkimukseen liittyvät asiakirjat sekä materiaalit 24 kuukautta.
Inspiransin toimiessa tietojen käsittelijänä toimitetaan kaikki asiakkaan luovuttama materiaali takaisin asiakkaalle viiveettä projektin päätyttyä tai muutoin asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Tutkimukseen osallistuville henkilöille maksettaviin palkkioihin liittyvät tiedot säilytetään vähintään verottajan vaatiman vähimmäisajan verran.
Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen enintään viisi vuotta, ellei voimassa oleva lainsäädäntö vaadi pidempää säilytysaikaa yksittäiselle tiedolle.
Markkinointitietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä hyödyntää tietoa markkinoinnin tarkoituksiin. Tietojen oikeusperustetta ja tarvetta käsittelyyn arvioidaan vähintään kahden vuoden välein. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Markkinointitietojensa poistamista rekisteristä milloin tahansa.
HR-tietojen säilytysajat ovat lakisääteisiä ja perustuvat kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vaatimiin vähimmäisaikoihin. Työhakemuksia ja potentiaalisten työhakijoiden tietoja säilytetään kuitenkin enintään kuusi kuukautta.
Inspirans suhtautuu henkilötietojen suojaamiseen erittäin vakavasti. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina tietoturvallisessa ympäristössä. Kaikki käsitellyt tiedot on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että käytössä olevat tekniset järjestelmät on suojattu asianmukaisin teknisin tietoturvaan liittyvin ratkaisuin ja niitä käyttävien henkilöiden määrä on rajattu, ja heidät on koulutettu ja ohjeistettu asianmukaisesti.
Osallistujatietojen, Asiakastietojen ja Markkinointitietojen osalta manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään Inspirans Oy:n lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan niillä työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus ja tarve käsitellä tietoja.
Samoin sähköisten henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä niitä. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään palvelimille, jotka ovat salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Palvelimet ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.
Kaikkia Inspirans Oy:n työntekijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Tiedot kerätään kaikkien tietoryhmien osalta pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään tai Inspiransin päivittäisen toiminnan yhteydessä.
Osallistujatiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään hänen antaman kirjallisen suostumuksen perusteella. Inspiransin oikeus käsitellä Osallistujatietoja perustuu tutkimukseen osallistuvan henkilön antamaan suostumukseen. Inspirans saattaa vastaanottaa Osallistujatietoja myös suoraan asiakkailtaan tai yhteistyökumppaneiltaan. Inspiransin toimiessa henkilötietojen käsittelijänä perustuu Osallistujatietojen käsittely asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa tehtyyn kirjalliseen sopimukseen ja osallistujan heille antamaan suostumukseen tai muuhun rekisterinpitäjän ja tutkimuksen osallistuvan henkilön väliseen lailliseen perustaan.
Palkkioiden maksua varten kerättävien henkilötietojen oikeusperusteena on Inspiransin lakisääteinen velvollisuus seurata palkkioiden maksua. Tiedot kerätään suoraan tutkimukseen osallistuvalta henkilöltä.
Asiakastiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tuotteen tai palvelun tilauksen yhteydessä. Oikeus Asiakastietojen keräämiseen, säilyttämiseen ja arkistointiin syntyy tilaukseen liittyvän sopimuksen perusteella. Asiakastietoja käsitellään myös Inspiransin lakisääteisten velvollisuuksien johdosta.
Markkinointitiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, heidän rekisteröitymisensä yhteydessä antamansa etukäteisen suostumuksen perusteella. Niiden markkinointirekisterissä olevien henkilöiden osalta, jotka eivät ole antaneet etukäteistä suostumusta, markkinointiin sovelletaan suoramarkkinointia koskevia periaatteita, jolloin oikeus suoramarkkinointiin yritysten, järjestöjen tai julkisen sektorin edustajille muodostuu rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Inspiransin tallentamia henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti Inspirans Oy:n ulkopuolelle, ellei tämä ole tarpeellista Inspiransin käytössä olevien tietojärjestelmien käytön kannalta taikka välttämättömien lakisääteisten tai sopimuksellisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Hyvän tutkimustavan mukaisesti esimerkiksi tutkimusten tulokset luovutetaan asiakkaalle aina täysin anonyymissä muodossa. Tunnistettavia henkilötietoja luovutetaan ainoastaan, jos vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen tai jos tähän on jokin muu laillinen perusta, kuten rekisteröidyn antama etukäteinen kirjallinen suostumus. Tutkimukseen osallistuvien henkilöiden henkilötietoja ei ikinä luovuteta ilman tutkimukseen osallistuvan henkilön antamaa suostumusta.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa alan edunvalvontajärjestö Suomen Markkinatutkimusliittoon alan sisäistä tutkimuskäyttöä ja vuosittain tapahtuvaa asiakastyytyväisyyskyselyä varten.
Inspirans on varmistanut käyttämiensä ulkopuolisten palveluntuottajien henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet asianmukaisesti sopimuksin.
Osallistujatietoja tai Asiakastietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Markkinointitietojen osalta on kuitenkin syytä huomioida, että Inspirans käyttää suoramarkkinoinnissaan MailChimp-sähköpostipalvelua, jonka käyttämät palvelimet sijaitsevat EU:n ulkopuolella. MailChimp on tietosuojaan erittäin vakavasti suhtautuva Privacy Shield -sertifioitu palvelu, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja Euroopan Unionin komission kolmansille maille asettamia vaatimuksia tietosuojan tasosta. Yksityiskohtaista lisätietoa MailChimpin tietosuojakäytännöistä on saatavilla osoitteesta: https://mailchimp.com/legal/privacy/.
Rekisteröidyllä on laajat oikeudet vaikuttaa hänestä tallennettujen henkilötietojen käsittelyyn.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua. Tarkistus- ja oikeuspyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna tietosuojaselosteen alussa mainittuun osoitteeseen. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä, mitä tietoa vaaditaan tarkastettavaksi tai korjattavaksi.
Rekisteröidyllä on lisäksi mm. seuraavat lakisääteiset oikeudet:
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän kokee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai muuta voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä. Lisätietoa ja valvontaviranomaisen ohjeita on saatavilla osoitteesta: https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot
Markkinointitietoihin liittyen rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä sekä markkina-, mielipide- ja muuta tutkimusta varten. Kieltoja koskevan pyynnön voi tehdä milloin tahansa Inspiransin tietosuoja-asioista vastaavalle henkilölle.
Inspirans on sitoutunut ylläpitämään tietosuojatasonsa myös tulevaisuudessa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta tarpeen mukaan. Suosittelemmekin, että tutustut Tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.